Excel helyett ajánlatkezelés

Az ajánlat-Excel klasszikus hibái

• Az ajánlat „kint van”, de senki nem követi – a státusz oszlop hetekkel ezelőtti állapotot mutat.
• A határidő/lejárat kezelés kézi: aki nem nézi a táblát, nem látja, mi jár le.
• A nyert/vesztett arányról senkinek nincs valós képe – a „vesztett” sorok néha csak elmaradnak.
• Az ajánlat PDF a gépen, a státusz a táblában, a megjegyzés az e-mailben – három helyen él az igazság.

Mit ad egy ajánlatkezelő rendszer?

• Egyértelmű pipeline: piszkozat → kiküldve → tárgyalás → nyert/vesztett – minden ajánlat egy státuszban, egy helyen.
• Automatikus emlékeztetők: „X napja ment ki, még nincs válasz” – nem a színkódolt cellára hagyatkozol.
• Lejárat- és utánkövetés-riasztás: a lejáró ajánlatokról a rendszer szól, nem az ügyfél kérdez vissza kétszer.
• Nyert/vesztett riport: okokkal együtt – így látszik, hol veszítek el ajánlatokat és miért.
• Kapcsolat a rendelés felé: a nyert ajánlatból egy gombbal rendelés vagy projekt lesz.

Mikor elég az Excel az ajánlatkezelésre?

Ha havonta néhány ajánlatot adtok, egy ember kezeli, és mindenki emlékszik rájuk – maradhat Excel. A váltás akkor éri meg igazán, amikor az ajánlatok száma nő, többen dolgoznak rajtuk, és az elmaradt follow-upok már üzletet jelentenek.

Önmagában vagy CRM-ben?

Az ajánlatkezelés gyakran az ügyfélkezelés része – ilyenkor együtt érdemes kezelni. Részletek: Excel helyett CRM. Ha viszont az ajánlat a kivitelezésbe vagy gyártásba megy tovább (mint sok iparágban), egy saját rendszer az egész láncot lefedheti: ajánlat → megrendelés → projekt → számla.

Kapcsolódó témák

• Kivitelező cégeknek
• Nagykereskedőknek
• Excel kiváltása

Gyakori kérdések