Excel helyett CRM

Így szokott kinézni az „Excel-CRM”

Van egy ügyfeles tábla – valahol. Mellette egy ajánlatkövető, esetleg egy „hívandó” lista. Ki mit beszélt az ügyféllel, az a levelezésben vagy a fejekben él. Ha az értékesítő elmegy szabadságra, a pipeline vele együtt áll meg.

Ismerős? Ez nem az Excel hibája – egyszerűen az ügyfélkezelés olyan folyamat, amit egy táblázat nem tud jól kiszolgálni, mert folyamatosan változik, több emberhez kötődik, és előzményekre épül.

Mikor elég az Excel az ügyfélkezelésre?

• Kevés, jól ismert ügyféllel dolgozol (néhány tucat, nem több száz).
• Egy ember kezeli az ügyfeleket, nincs „átadás”.
• Nem kell pipeline-státusz, határidő-riasztás vagy előzménykeresés.

Ilyenkor ne vegyél CRM-et „csak azért”. Viszont ha több értékesítő dolgozik, vagy rendszeresen elmaradnak az utánkövetések, az Excel már valószínűleg pénzbe kerül.

Amit egy rendszer ad, és az Excel nem

• Egy ügyfélkártya mindenhez: kapcsolattartók, ajánlatok, megrendelések, megjegyzések, feladatok egy helyen.
• Sales pipeline: látod, hol áll minden lehetőség, és mi a következő lépés.
• Follow-up emlékeztetők: a rendszer jelzi, ha egy ajánlatra vagy ügyfélre régóta nem nézett rá senki.
• Ügyfél-előzmények: ki, mikor, mit beszélt az ügyféllel – nem egy kolléga fejében, hanem a rendszerben.
• Riportok: nyert/vesztett ajánlatok, források, értékesítői aktivitás – automatikusan.

Három út – és mi mindhármat megmutatjuk

1. Excel + automatizálás: ha a folyamat egyszerű, néhány automatizmussal (emlékeztetők, riportok) jelentősen javítható. Részletek: Excel automatizálás.

2. Kész CRM bevezetése: ha egy piaci eszköz lefedi az igényt, segítünk kiválasztani, beállítani és átvinni az adatokat. Nem kötődünk egyetlen gyártóhoz sem.

3. Saját rendszer: ha az ügyfélkezelés szorosan összefonódik a ti egyedi folyamataitokkal – például ajánlat→rendelés→munkalap→számla –, egy saját rendszer lehet a tisztább megoldás.

Az Excel Audit pont erre való: feltárjuk a folyamatot, és őszintén megmondjuk, melyik út éri meg nálatok.

Kapcsolódó témák

• Excel helyett ajánlatkezelés – az ajánlatkövetés részletesen
• Blog: Excel helyett CRM – mikor érdemes váltani?
• Excel kiváltása – a teljes átállási folyamat

Gyakori kérdések